3 errores comunes al aplicar ERP en las empresas

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son softwares especializados para la gestión integral de las empresas, diseñados para mejorar la eficiencia y fortalecer las acciones en varios niveles, administrativos, logísticos, de planificación… Sin embargo, muchas empresas no llegan si quiera a tener la oportunidad de recuperar las inversiones en esos programas porque no consiguen desarrollar todas las capacidades de los ERP.

Las firmas comerciales adquieren los software ERP para entregar a sus usuarios internos herramientas con las que ser más eficientes en tareas complejas,para  acabar con las redundancias, con las entradas de datos multiplicadas, y dar velocidad a todo los procesos. Sin embargo, la realidad es que muchos de los usuarios simplemente no acaban de entender cómo hacerlos trabajar, o peor, incluso algo tan básico como qué acceso y qué cuenta están empleando en su ERP.

Los tres errores fundamentales de las firmas comerciales para los ERP son no admitir el tiempo que se tarda en implementar todas las capacidades de los programas; en segundo lugar, la falta de compromiso de las empresas con el producto y sus posibilidades, y, en tercer lugar, lo dicho, que no se llegan a desarrollar todas las aplicaciones al máximo y para lo que fueron creadas. Vemos esos tres errores a vueltas con las aplicaciones de los ERP:

– No prestar atención al costo y al tiempo invertidos en el ERP. Los ERP son inversiones importantes que pueden tener una vida útil de cinco o hasta quince años. Se habilitan para hacer frente a las ineficiencias dentro de una organización, para establecer planificaciones adecuadas, pero los tiempos de implementación deben ser realistas, no sólo sobre la base de las reclamaciones de proveedores.

Si el ERP mueve los datos de un sistema a otro, no habrá ninguna mejor sustancial. Lo más recomendable es usar programas piloto que ayuden a hacer pruebas y a modularizar la implementación, algo que puede contribuir también a que los usuarios de la empresa a adquieran habilidades con el programa, para entenderlo poco a poco. Una puesta en marcha del programa ERP puede prolongarse a lo largo de dos años y cubrir una serie de fases. Apunte: migración de datos, periodo de pruebas y gestión del cambio, ésas son las claves. De los ERP no se puede esperar que sean tan fáciles de encajar en la organización de una empresa como un sommier infantil en la habitación de los más pequeños. Pero su valor merece la pena.

– Falta de compromiso de la empresa. Una respuesta respuesta común a un error de implementación de los ERP es la falta de claridad de la dirección sobre las ventajas del cambio de plataforma. Los empleados ante el cambio y la falta de apoyo ‘de arriba’ para adaptarse pueden tomar el camino de dejar de tomar la iniciativa del aprendizaje, el resultado final son una serie de acciones que alimentan los usos limitados o inadecuados del software ERP. Los ERP son sistemas complejos que requieren de formación suficiente y de una participación de todos los actores de la empresa comprometidos en la gestión.

– Faltas de cumplimiento. En muchas ocasiones, cuando una empresa lleva a cabo una implementación con un software ERP, no se produce una reducción de los costos tecnológicos. Las empresas saben que los costos de los programas de gestión también pueden incrementarse con el uso de un nuevo software. Pero de lo que no se dan cuenta muchas empresas es que los incumplimientos en acciones con terceros (impuestos, presupuestos no entregados…) pueden generar pérdidas de oportunidades de negocio y quebrantos en las cuentas de resultados que superan con mucho todos los gastos por no incorporar adecuadamente los ERP.

Los programas ERP exigen de un compromiso total y de todos los miembros de la organización empresarial durante todo el tiempo, si no se está dispuestos a caminar por ese camino, lo más sensato es no echar a andar en esa dirección. Pero ¿cuántas oportunidades se perderán en la otra dirección? Sí, la de la ineficiencia…